Yazı Boyutu:
Elektronik Belge YönetimSistemi (EBYS) ile kağıt kullanımına son veren Bornova Belediyesi, mevcut imarve sicil arşivini kağıttan bilgisayar ortamına taşıyor. 6 ay önce başlayançalışmalar tamamlanma aşamasına geldi. imar ve sicil arşijlerisayısallaştırılarak bilgisayar ortamına aktarılıyor. Sonraki aşamada BornovaBelediyesinin bütün müdürlüklerindeki belgeleri bilgisayar ortamınaaktarılacak
Yapılan fiziki ve sosyalyatırımlarla ilçe belediyeleri arasında bütçe rekorları kıran BornovaBelediyesi teknoloji yatırımlarında da öncü oldu. Özellikle imar ve ruhsat ileilgili işlemlerin hızlanması ve vatandaşların işlerini zaman kaybetmedenyapmalarını sağlamak için başlatılan çalışmalar tamamlandı. BornovaBelediyesinde EBSY sisteminin kurulmasıyla, arşive kağıt ve CD gitmesiönlendi. Bütün bilgilere online olarak her birimden ulaşılabilmesini sağlayansistem sorunsuz bir şekilde uygulandı. Bornova Belediyesi bu alanda İzmirbelediyeleri arasında bir ilk oldu.
Resmi evraklar artıkelektronik belge
Bornova Belediyesindekullanılan satın alma talepleri, ihale şartnameleri, görevlendirme yazıları,yıllık izin talepleri, vekalet işlemleri, dilekçe gibi tüm resmi evraklarelektronik belge niteliği kazandı. Kağıt tüketimi ortadan kalkarken, fizikselarşiv tutma zorunluluğu ve zaman kaybı da önlenmiş oldu. Acil ve gereklidurumlarda resmi belgelerin onay işlemleri mesai saatiyle sınırlı olmaktançıktı.
Arşiv dijital oluyor
Bornova Belediyesi, kağıtolarak depolanan bütün arşiv belgelerini sayısallaştırıp bilgisayar ortamınaaktarmak için bir çalışma başlattı. Bu kapsamda öncelikle İmar ve sicildosyalarının bilgisayar ortamına aktarılması için ihale düzenlendi. Ana hizmetbinasının bahçesinde kurulan prefabrik yapıda, 6 ay önce başlayan yaklaşık 8milyon belgeden oluşan imar ve sicil arşivinin dönüşütürülmesi çalışmaları sonaşamaya geldi. Önümüzdeki süreçte Bornova Belediyesinin bütünmüdürlüklerindeki 9 milyon belgenin de sayısallaştırılıp bilgisayar ortamınaaktarılması çalışmaları başlayacak. İhale hazırlıkları süren ikinci aşamadönüşüm işinin kısa sürede başlaması planlanıyor. Yaklaşık 6 ay sonra BornovaBelediyesinin bütün arşiv belgeleri elektronik hale gelmiş olacak.
EBYS sistemini kısa süredehayata geçirdiklerini, dijital arşiv çalışmalarının da tamamen bitmesiyleBornova Belediyesinin bu örnek projeyle dev bir adım atmış olacağını söyleyenBornova Belediye Başkanı Prof. Dr. Kamil Okyay Sındır, EBYS sistemini aktifbir şekilde kullanıyoruz. Artık müdürlükler arasında kağıt belgeler dolaşmıyor.Bunun yerine bilgisayar ortamındaki belgeler sistemde ilgili birimleregönderiliyor. Yetkili kişiler e-imza yöntemiyle belgeler üzerindekiişlemlerini elektronik imza diskini kullanarak onaylıyor. EBYS sisteminibaşarıyla kurup diğer belediyelere örnek olduktan sonra arşivimizi de dijitalhale getiriyoruz. Tüm kağıt belgelerimiz de bilgisayar ortamına taşındıktansonra, e-belediyeciliği kelimenin tam anlamıyla hayata geçirmiş belediyeolacağız dedi.
.jpg)
